Sähköpostien käsittely

Kokeilen sähköpostieni käsittelyssä seuraavaa mallia. Varaan sähköpostien käsittelyyn päivittäin ajan klo 15-16. Jos en ehdi jonain päivänä sähköpostejani, teen seuraavan päivän käsittelyä tarpeen mukaan 2t. Jos edellinen ei aina onnistu, siirrän ajankohdan kalenterissani. Postimiehen kannettavaksi laitan sähköpostit seuraavana aamuna (eli tallennan vastausviestit luonnoksiin ja lähetän ne keskitetysti).

Sähköpostiin 1 tunti päivässä!

Jos työskentelen sähköpostin kanssa 1 tunti / päivä, käytän vuodessa pelkästään sähköpostien kanssa työaikaani 25 työpäivää. Se on todella paljon. 

Koetan sen takia selviytyä 1 tunnin päivittäisellä ja keskitetyllä sähköpostien käsittelyllä. Jos päivä jää väliin, niin seuraavana päivä 2 tuntia.

Miten yritän tähän päästä:

1. Sähköpostien lukuaika on aina kun mahdollista työpäivän lopetustunti.

2. Kirjoita itse niin vähän sähköposteja kun suinkin on mahdollista.

3. Vastaan todella tiiviisti saamiini sähköposteihin.

4. Jos sähköposti edellyttää kalenteroimista, kalenteroin välittömästi.

5. Jos sähköposti edellyttää minulta jotain tekemistä, siirrä asia tehtävälistalleni. Tuhoan maili.

6. Jos kyseessä on opiskelija-asia, vastuutan opiskelijan oman asiansa isännäksi.

7. Jos monimutkainen ohjeistusasia, pyydän opiskelijaa varaamaan siihen verkkokohtaamisajan.

Näillä ohjeilla ja periaatteilla aloitan tänään 15-16.

Kiireellisissä asioissa, soita.

Sähköiset välineet, sosiaalinen media ja erilaiset viestipalvelut sekoittavat ihmisten keskittymiskykyä. Niin myös minun. En käytä sosiaalista mediaa työpäivieni aikana. En lue uutisia. Sähköpostejani luen keskitetysti pääsääntöisesti yhtenä jaksona päivässä. Joskus työtilanteen takia sähköpostien käsittely voi siirtyä seuraavaankin päivään. Taukojen aikana pysyn pääsääntöisesti erossa tietokoneesta ja matkapuhelimesta. 

Jos sinulla on minulle Turku AMK lehtorina kiireellistä asiaa, ole ystävällinen ja soita minulle, puhelinnumeroni on 044-9074541. Hyvää viikon 35 alkua sinulle. Opetellaan uudelleen keskittymään.